Power BI er et kraftig verktøy for datavisualisering, og når det kobles til SharePoint, gir det bedrifter muligheten til å analysere og rapportere data direkte fra sine SharePoint-lister og -biblioteker. Mange organisasjoner bruker SharePoint som sin primære plattform for dokumenthåndtering og datalagring, og en integrasjon med Power BI kan gi dypere innsikt i disse dataene.
I denne guiden gjennomgår vi hvordan du kobler Power BI til SharePoint, hvilke innstillinger som er nødvendige, og hvordan du best mulig kan strukturere dataene for analyse.
Fordelene med å integrere Power BI med SharePoint
Effektiv datahåndtering
Ved å koble Power BI til SharePoint kan du analysere og visualisere data på en måte som ikke er mulig med SharePoint alene. SharePoint-lister inneholder ofte store mengder informasjon som kan organiseres bedre gjennom Power BI.
Sanntidsrapportering
Med Power BI kan du lage dashboards som oppdateres automatisk basert på SharePoint-data. Dette gjør det enklere å overvåke nøkkelindikatorer og ta bedre beslutninger.
Forbedret samarbeid
Etter at rapporter er satt opp i Power BI, kan de deles direkte i SharePoint, noe som gir alle i organisasjonen tilgang til oppdatert innsikt uten å forlate plattformen.
For mer informasjon om SharePoint og Power BI-integrasjon, kan du lese den offisielle dokumentasjonen her.
Hvordan koble Power BI til SharePoint-lister
Før du kan begynne å bygge rapporter i Power BI basert på SharePoint-data, må du opprette en forbindelse mellom de to systemene.
1. Åpne Power BI Desktop
Start Power BI Desktop og gå til Hjem > Hent data. Velg deretter SharePoint Online-liste.
2. Skriv inn SharePoint-URL
For å koble Power BI til SharePoint, må du skrive inn URL-en til SharePoint-nettstedet der listen ligger. Sørg for å kopiere nettstedets URL, ikke URL-en til selve listen.
3. Velg autentiseringsmetode
Power BI vil be deg om å autentisere tilkoblingen. Velg Organisasjonskonto og logg inn med dine Microsoft 365-opplysninger.
4. Velg dataene du vil hente
Etter at du har koblet til SharePoint, vises en liste over tilgjengelige lister og biblioteker. Velg den relevante listen du ønsker å analysere.
5. Transformer dataene i Power Query
Når du har importert dataene, bør du bruke Power Query for å transformere dem. Dette inkluderer:
- Fjerne unødvendige kolonner
- Endre datatyper
- Filtrere og sortere data
For mer informasjon om Power BI og SharePoint-forbindelser, kan du besøke Microsofts offisielle nettside.
Optimalisering av SharePoint-data for Power BI
For å sikre at Power BI kan analysere SharePoint-data på en effektiv måte, er det viktig å strukturere dataene riktig.
1. Bruk enkle datatyper
Power BI fungerer best med tekst-, tall- og datoformater. Unngå komplekse SharePoint-felt som Person- eller flervalgsfelter, da disse kan føre til problemer med dataimporten.
2. Begrens antall rader
SharePoint har en grense på 5000 elementer per spørring. Hvis du har store datamengder, bør du filtrere listene i Power BI eller opprette en SharePoint-visning med færre rader.
3. Bruk relasjoner mellom lister
Hvis du arbeider med flere SharePoint-lister, kan du bruke relasjoner i Power BI for å koble dem sammen. Dette kan forbedre ytelsen og gjøre analysen mer fleksibel.
4. Planlegg dataoppdateringer
For at rapportene dine skal være oppdatert, bør du sette opp automatiske oppdateringer i Power BI Service. Dette kan gjøres ved å gå til Datasett > Planlegg oppdatering i Power BI.
Les mer om beste praksiser for SharePoint-data i Power BI på Microsofts offisielle side.
Bruk av Power BI-rapporter i SharePoint
Når rapportene er klare, kan de deles i SharePoint slik at teamet ditt enkelt får tilgang til dem.
1. Publisere rapporten til Power BI Service
Etter at du har opprettet rapporten, kan du publisere den til Power BI Service ved å klikke på Fil > Publiser > Power BI Service.
2. Bygge inn rapporten i SharePoint
For å vise Power BI-rapporten i SharePoint, følg disse stegene:
- Gå til SharePoint-nettstedet
- Rediger siden og legg til en Power BI-nettdel
- Lim inn URL-en til Power BI-rapporten
3. Sette opp tilgangskontroll
For å sikre at kun autoriserte brukere får tilgang til rapporten, kan du angi tilgangsrettigheter i Power BI Service.
- Klikk på Del i Power BI
- Velg hvem som skal ha tilgang
- Sett opp tilgangsnivåer (Viser, Redigerer)
4. Oppdatere rapporten automatisk
For at rapporten alltid skal vise oppdaterte data, bør du aktivere automatisk oppdatering i Power BI Service. Dette gjøres under Datasett > Planlegg oppdatering.
Ved å integrere Power BI med SharePoint, kan du skape en sentralisert løsning for datadeling og analyse.
Optimalisering av SharePoint-data for Power BI
For å få mest mulig ut av SharePoint-data i Power BI, er det viktig å optimalisere datakilden før den importeres. Dette forbedrer ytelsen, sikrer nøyaktige analyser og reduserer belastningen på både Power BI og SharePoint.
1. Fjern unødvendige kolonner
Mange SharePoint-lister inneholder systemgenererte kolonner som ikke er relevante for rapportering. Bruk Power Query til å fjerne disse og bare beholde nødvendige datafelter.
2. Bruk filtrerte visninger
Store SharePoint-lister kan påvirke ytelsen i Power BI. Opprett visninger i SharePoint for å begrense antall rader som lastes inn i Power BI, noe som kan forbedre oppdateringshastigheten.
3. Konverter datatyper korrekt
Pass på at datatyper er satt riktig i Power Query. SharePoint lagrer ofte datoer og tall som tekst, noe som kan føre til feil i Power BI.
4. Bruk SharePoint API for store datamengder
For veldig store datasett kan det være fordelaktig å bruke SharePoint REST API eller Microsoft Graph API for å hente data i stedet for den standardiserte SharePoint-listetilkoblingen.
Les mer om Power Query og SharePoint-optimalisering.
Automatisering av dataoppdateringer i Power BI
Når Power BI-rapportene er bygget med SharePoint-data, er det viktig å sette opp automatiske oppdateringer for å sikre at dataene alltid er oppdatert.
1. Planlegg oppdateringer i Power BI Service
Power BI tillater automatiske oppdateringer av SharePoint-data. For å sette dette opp:
- Gå til Datasett i Power BI Service
- Velg Innstillinger → Planlagt oppdatering
- Angi oppdateringsfrekvens (maks 8 ganger per dag for Pro-brukere)
2. Bruk Power Automate for tilpassede varsler
Med Power Automate kan du opprette varsler og sende e-poster når nye data blir tilgjengelige i SharePoint. Dette sikrer at brukere alltid er informert om endringer.
3. Håndter autentisering for kontinuerlige oppdateringer
Power BI krever godkjente tilgangsrettigheter til SharePoint. For å unngå autentiseringsfeil, bruk en Power BI Gateway for sikre og kontinuerlige oppdateringer.
For mer informasjon, besøk Microsofts Power BI dokumentasjon.
Deling av Power BI-rapporter i SharePoint
Når Power BI-rapporten er ferdig, kan den deles direkte i SharePoint, slik at brukere kan få tilgang uten å åpne Power BI.
1. Bygg inn rapporten i SharePoint Online
For å vise en rapport i SharePoint:
- Åpne Power BI Service og finn rapporten
- Klikk Fil → Publiser til SharePoint Online
- Kopier rapportens innebyggingskode og lim den inn i en SharePoint-side
2. Bruk Power BI Web Part
SharePoint har en dedikert Power BI Web Part for enkel integrasjon. For å bruke denne:
- Gå til SharePoint Online og rediger en side
- Velg Sett inn → Power BI-rapport
- Lim inn rapportens URL fra Power BI Service
3. Angi tilgangskontroll og sikkerhet
For å sikre at riktig personell får tilgang:
- Definer lese-, redigerings- eller administrasjonsrettigheter i Power BI
- Bruk Azure AD-grupper for å kontrollere tilgang på tvers av organisasjonen
Les mer om deling av Power BI-rapporter i SharePoint.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
1. Kan jeg koble Power BI til SharePoint uten en Power BI Pro-lisens?
Ja, du kan koble Power BI Desktop til SharePoint-lister gratis. Men for å dele rapporter i Power BI Service, kreves en Power BI Pro-lisens eller en Power BI Premium for organisasjonen.
2. Hvor ofte kan jeg oppdatere Power BI-rapporter med SharePoint-data?
Power BI Service tillater åtte planlagte oppdateringer per dag for Pro-brukere. Hvis du har en Power BI Premium-lisens, kan du oppdatere dataene oftere.
3. Hvordan kan jeg forbedre ytelsen når jeg importerer store SharePoint-lister?
For å håndtere store datamengder effektivt:
- Bruk SharePoint-visninger for å begrense antall rader
- Fjern unødvendige kolonner i Power Query
- Bruk direkte spørring (DirectQuery) hvis mulig
4. Kan jeg koble Power BI til SharePoint-dokumentbiblioteker?
Ja, du kan koble Power BI til SharePoint-dokumentbiblioteker, men du må bruke SharePoint-folder-kilden i Power Query for å hente metadata og filer.
5. Hva skjer hvis en SharePoint-liste endrer struktur etter at jeg har koblet den til Power BI?
Hvis en kolonne slettes eller navnet endres i SharePoint, kan Power BI-importen feile. Du bør derfor:
- Bruke Power Query for å håndtere endringer
- Jevnlig oppdatere modellstrukturen i Power BI
For mer hjelp kan du besøke Microsofts supportside for Power BI.
Konklusjon og neste steg
Integrasjonen mellom Power BI og SharePoint gir organisasjoner en kraftig plattform for sanntidsrapportering og datadeling. Ved å optimalisere data, automatisere oppdateringer og bruke de beste delingsmetodene, kan du maksimere verdien av dine SharePoint-data.
Viktige punkter å huske:
- Koble Power BI til SharePoint-lister for dynamiske rapporter
- Bruk Power Query for å rense og optimalisere data
- Del rapporter direkte i SharePoint for enkel tilgang
- Sett opp automatiske oppdateringer for sanntidsinnsikt
Ved å følge denne guiden kan du bygge effektive dashboards som gjør SharePoint-data mer tilgjengelige og verdifulle.
For mer informasjon, kan du besøke Microsofts offisielle Power BI-side eller SharePoint-dokumentasjonen.
Få hjelp med Power BI og SharePoint
Har du utfordringer med å sette opp Power BI med SharePoint? Trenger du en skreddersydd løsning for bedre rapportering?
👉 Kontakt oss her for en konsultasjon!